Місія неможлива: встигнути

Дедлайн, продуктивність, пріоритети, терміново, нагально, тайм-менеджмент… Це і справді страшні слова, які лякають людину у 21 столітті не менше, ніж «Психо», «Омен» і «Чужий» разом узяті. Хто з нас не міг заснути від того, що в думках крутилося щось на зразок: «Я не встигну. Треба було сьогодні це зробити. Хоча б почати… Я – лінивець, але завтра все буде інакше!». Хіба?

casey-horner-492878-unsplash.jpg
У нас є робота, яку потрібно виконувати, плани майбутніх проектів за які потрібно вже нарешті взятися, список книг, які потрібно прочитати і фільмів, які варто переглянути, ще було б не погано підтягнути свою англійську і почати вивчати французьку, зустрітися з друзями і купити подарунок на чиїсь уродини… я зовсім забула про прибирання у квартирі!
І так завжди. Постійно. Наш день починається і закінчується тим самим – нам завжди замало часу. Але справа от в чому – часу досить, а от організованості нам бракує. І в чому наша провина? Хоча б в тому, що ми вважаємо тайм-менеджмент вигадкою, яка ніколи не працює.
Організувати свій час – це великий виклик, і не кожний може справитися з цим тільки тому, що йому лінь навіть взяти в руки олівець і аркуш паперу, щоб написати свій to do-list.

Не сумніваюся, що скептиків вистачає. Але якщо хоча б спробувати слідкувати за своїм часом – це ввійде у звичку, яка забезпечить вам більше продуктивності і найважливіше – додатковий вільний час, у якій можна додати ще кілька справ (як все-таки щодо французької?).

Що перше, що треба зробити? Та ви це самі знаєте. Прокидатися хоча б на півгодини швидше, ніж зазвичай. Додаткові півгодини можна витратити на справи, які не вимагають багато енергії, однак, які допоможуть вам збадьоритися. Обирайте на свій розсуд – це може бути додаткове ранкове горнятко кави або легка зарядка (можна просто потягнутися на кріслі перед телевізором). За ці півгодини також можна написати список справ на день (як же це звучить клішовано). Повірте, важливі речі і так весь час у вашій голові, але в цьому й проблема – ваш мозок зайнятий непотрібною інформацією, тримаючи цей список завжди напоготові. Замість того, щоб робити одну справу, на фоні завжди, як бджоли, гудять справи до яких ще потрібно дійти. Забудьте про це. Вам знадобиться 5 хвилин, щоб записати список справ, які потрібно виконати протягом дня, щоб не тримати зайву інформацію в своїй голові. І це справді працює. Ваш список має складати із коротких і довготривалих завдань.

Короткотривалі – це ті, які ви можете записувати щодня, а довгострокові – це список, який можна складати на початку тижня. Постарайтеся не робити ці списки надто довгими, оцініть свої можливості, тому що інакше на закінчення тижня у вас так і залишиться довгий список, який буде вас щоразу пригнічувати. Щоб було ще легше справитися із завданнями – кожну справу розбирайте на маленькі кроки-підпункти, які допоможуть організувати план виконання. Окрім того, спробуйте поставити біля кожного завдання приблизний дедлайн, який створить для вас рамки, а потім спробуйте справитися із справами чим швидше.
Складений список – це ще далеко не все, тому що за нього буває важко взятися. Для цього випадку існує правило «з’їж цю жабу». Браян Трейсі взяв цей дивіз від Марка Твена, який писав: «Першою зранку з’їж живу жабу і тоді протягом дня нічого гіршого з тобою не трапиться». У кожного з нас є ця «жива жаба» у списку і її потрібно «з’їсти першою». Так-так, це означає, що цю презентацію потрібно зробити одразу (just do it) – тобто спочатку братися за справи, які здаються найскладнішими, тоді до кінця дня навантаження будуть зменшуватися. До того ж варто пам’ятати, що протягом дня у людини можуть бути справді продуктивним лише чотири години – тому інші чотири варто витратити на справи, які не вимагають від вас великих інтелектуальних, емоційних чи фізичних витрат.

nathan-dumlao-455302-unsplash.jpg

Також ці чотири години скурпульозної роботи варто розділити на 20-ти хвилинні сектори. Увага людини витримує лише цей час, потім вона, як би не було шкода, але розсіюється. Їх варто переривати короткою паузою, під час якої повертається увага та концентрація. Зробіть собі приємне за цей час – запишіться нарешті до спортзалу.

Концентрація – це одних із тих станів, яких важко досягнути, особливо, якщо навколо багато шуму та людей. Однак найважливіше правило – це забрати телефон із робочого столу. Навіть вимкнений телефон впливає на нашу увагу, тому що нам хочеться тягнутися до нього ледь не кожних п’ять хвилин. Ще краще перед кожним робочим днем робити маленьке генеральне-прибирання свого робочого столу. Безлад на столі – це той самий безлад у голові, тому що усі зайві речі відволікають нас від роботи. Доведено, що порядок у приміщенні допомагає сконцентруватися на важливих речах, тому найкраще, щоб на вашому робочому місці було мінімум речей – обмежтесь ком’ютером і канцелярським приладдям.
Буде добре, якщо поруч завжди буде записник, у який ви зможете записати думки, які відвідали вас «випадково».

photo-1531346680769-a1d79b57de5c.jpg

Від них також не варто відгороджуватися, тому що це буде змушувати ваш мозок знову перевантажуватися інформацією. Якщо під час складання графіку ви згадали, що у холодильнику надто мало молока для завтрашньої ранкової кави – запишіть це негайно.

Ще одна важлива порада: навчіться говорити «ні». Це стосується повідомлень від друга, клієнта, дзвінків на телефон чи бажання оновити сторінку в соціальних мережах. Зведіть до мінімального усі речі, які будуть забирати час, який потрібно використати на той пункт у списку, що запланований саме зараз. Якщо ви виділили годину саме на цю рецензію – використайте цей час саме на роботу над нею, а не тягніться до телефону щоразу, коли хтось надіслав вам смішний мем (до того ж він має бути закритий у тумбочці столу, якщо ви читали попередні абзаци).

І найважливіший пункт – хваліть себе за виконане завдання. Це найкращий мотиватор. Не потрібно одразу замовляти собі квитки в Париж, якщо ви все-таки переробили нудний звіт, але потішити себе чимось приємним – ніколи не завадить.

У кожного свій ритм, і не кожному підходять правила, яких потрібно дотримуватися, щоб встигнути все, що заплановано і навіть більше. Однак, деякі прості підказки та схеми можуть допомогти полегшити навіть такі дні, коли здається, що 12 подвигів Геракла – це дитячі забавки.

Advertisements

Напишіть відгук

Заповніть поля нижче або авторизуйтесь клікнувши по іконці

Лого WordPress.com

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис WordPress.com. Log Out /  Змінити )

Google photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Google. Log Out /  Змінити )

Twitter picture

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Twitter. Log Out /  Змінити )

Facebook photo

Ви коментуєте, використовуючи свій обліковий запис Facebook. Log Out /  Змінити )

З’єднання з %s